5 mythen rond PRINCE2 in een agile context ontkracht

PRINCE2 Agile Manual

Bij het bestuderen van de PRINCE2 Agile Manual, om 28 oktober 2015 na 4 trainingsavonden bij Capgemini Academy via EXIN-examen te doen voor PRINCE2® Agile Practitioner, stuitte ik op 5 hardnekkige mythen rond het gebruik van de projectmanagementmethode PRINCE2® in een agile context.

1. Volgens Scrum heeft een project geen projectmanager nodig

In de Nederlandse Scrum Guide wordt Scrum gepositioneerd als “Een raamwerk waarbinnen mensen complexe, adaptieve problemen adresseren en tegelijkertijd op een productieve en creatieve wijze producten van de hoogst mogelijk waarde leveren.” 

Scrum als zodanig is gericht op een enkel team met slechts 3 benoemde rollen. “Het Scrum Team bestaat uit een Product Owner, het Ontwikkelteam en een Scrum Master. (…) De Product Owner is verantwoordelijk voor het maximaliseren van de waarde van het product en de werkzaamheden van het Ontwikkelteam.(…) De Product Owner is één persoon, geen comité. (…) Het Ontwikkelteam bestaat uit professionals die het werk doen om een potentieel uitleverbaar Increment van het “Klaar” (Done) product op te leveren aan het einde van elke Sprint. (…) De Scrum Master is ervoor verantwoordelijk dat Scrum wordt begrepen en goed wordt uitgevoerd.”

Dat de Scrum Guide geen andere rollen of contexten inzet, bewijst of verbiedt niets. Net zo min als Scrum je niet vertelt dat je ’s morgens je bed uit moet stappen en voorzichtig naar je werk rijden (allebei belangrijk om je teamleden weer te zien), is Scrum een projectmanagement methode.
Routinewerk onderscheidt zich van een project op verschillende punten:

• verandering: projecten zijn het middel om veranderingen te brengen;
• tijdelijk: een project heeft een begin en een eind, een kop en een staart;
• multidisciplinair: projecten brengen mensen met verschillende achtergronden, competenties, kennis en kunde bij elkaar in een team om samen te werken aan een verandering die buiten de projectorganisatie z’n beslag moet krijgen;
• uniek: elk project is uniek;
• onzeker: projecten zijn risicovol. Kansen en bedreigingen horen bij projectmatig werken. Als we precies weten hoe we iets moeten doen of maken, is het routine geworden.

Projectmanagement is het plannen, delegeren, bewaken en beheersen van alle aspecten van het project, en het motiveren van betrokkenen, om de projectdoelen binnen de verwachte prestatiedoelstellingen voor tijd, kosten, kwaliteit, bereik, baten en risico’s te realiseren. En degene die het vak projectmanagement beoefent, heet nu eenmaal een projectmanager.

2. PRINCE2 is een traditionele projectmanagementmethode

Als je bij PRINCE2 denkt aan een traditionele projectmanagementaanpak met stereotype trekken als ‘waterval’, ‘langdurig en omvangrijk ontwerptraject voorafgaand aan bouw’, ‘bureaucratisch’, ‘log en zwaar’ en ‘verdeel en heers’ cultuur, heb je het mis. PRINCE2 suggereert niet een project zo in te richten of te leiden, integendeel, zo leert Managen van Succesvolle Projecten met PRINCE2. PRINCE2 is een generieke methode dat in elk project kan worden toegepast, los van schaal, type, organisatie, land of cultuur. De methode moet daarom worden toegesneden op het betreffende project. Het is de verantwoordelijkheid van de projectmanager en stuurgroep om van te voeren te denken over een geschikte toepassing. En juist daarover adviseert het PRINCE2 boek. Belangrijk om te onthouden is, dat de methode vooral om informatie (niet per se documenten) en besluiten (dus niet noodzakelijkerwijs vergaderingen) vraagt.

3. PRINCE2 is zelf niet not agile

Agile (letterlijk: beweeglijk of wendbaar) is niet nieuw. PRINCE2, zeker in de 2009 editie van Managen van Succesvolle Projecten met PRINCE2, is gebaseerd op 7 principes die bekend zullen klinken bij lezers die niet alleen het Agile Manifesto kennen (en inzetten conform de zinnen voorafgaand en volgend op de 4 statements), maar ook de 12 Principles of Agile Software toepassen:

• Een PRINCE2 project heeft een voortdurende zakelijke rechtvaardiging.
• PRINCE2 project teams leren van ervaring en passen de lessen tijdens de (resterende) projectuitvoering toe.
• Een PRINCE2 project heeft gedefinieerde rollen en verantwoordelijkheden die de belangen van leverancier, gebruiker en eigenaar respecteren.
• Een PRINCE2 project wordt fasegewijs gepland, bewaakt en beheerst.
• Een PRINCE2 project heeft gedefinieerde toleranties voor elke prestatiedoelstelling (bereik, kwaliteit, tijd, geld, kosten, baten en risico’s) om grenzen te stellen aan de gedelegeerde verantwoordelijkheid *(management by exception).
• Een PRINCE2 project plant productgericht.
• PRINCE2 wordt op maat gemaakt voor de projectomgeving.

PRINCE2 is op ‘best practice’ gebaseerd en zo staat het boek vol met in de praktijk bewezen aanpakken als het gedetailleerd plannen op het moment dat dat zinvol kan, kwaliteitsmaatregelen, het wijzigen van de koers naar aanleiding van vragen, wijzigingsverzoeken, bedreigingen en kansen, het blijven bewaken van beoogde baten en alleen die producten opleveren die de klant verwacht.

Onthoud, dat PRINCE2 voor elke type project kan worden gebruikt, niet alleen in de automatisering of softwareontwikkeling. Hoewel agile raamwerken als Scrum tegenwoordig ook buiten softwareontwikkeling worden gebruikt, zijn de beschrijvingen van dergelijke raamwerken en het Agile Manifesto met z’n Principles nog altijd nauw verbonden met deze specifieke context. Het Agile Manifesto uit 2001 is verder ontwikkeld. In 2005 werd de minder bekende Declaration of Interdependence uitgegeven. Daarin vind je geen verwijzingen naar software meer. Het is een verzameling agile en adaptieve aanpakken voor het verbinden van mensen, projecten en waarde. De ondertekenaars van de Declaration zien zichzelf als “een gemeenschap van projectleiders die zeer succesvol zijn in het leveren van resultaten.” Om dat voor elkaar te krijgen, stellen zij:

• We vergroten het rendement op investeringen door ons te richten op een continue waardestroom.
• We leveren betrouwbare resultaten door klanten te betrekken met regelmatige interacties en gedeeld eigenaarschap.
• We verwachten onzekerheid en beheersen dit door iteraties, voorbereiding en aanpassing.
• We zetten creativiteit en innovatie vrij door te erkennen dat mensen uiteindelijk waarde creëren en een omgeving te bieden om het verschil te maken.
• We stimuleren de prestaties door als groep verantwoordelijkheid te nemen voor resultaten en effectiviteit van het team.
• We verbeteren effectiviteit en betrouwbaarheid door op de situatie toegesneden strategieën, processen en toepassingen.”

4. PRINCE2 kan gecombineerd worden met agile raamwerken als Scrum of Kanban

Dat dacht ik ook jaren. Houd PRINCE voor projectmanagement en steun de toepassing van Scrum of Kanban in het proces, dat PRINCE2 Managen Productoplevering noemt. Delegeer het ‘hoe’ naar de Team Manager. Weiger verzoeken om met gedetailleerde plannen op dag en uur nauwkeurig voor de komende 18 maanden. PRINCE2 Agile (2015) is de eerste uitbreidingsmodule op de PRINCE2 methode en waardeert zowel sterke punten van PRINCE2 als agile. De kracht PRINCE2 ligt in het sturen en managen van een project. Het vertelt niet zozeer inhoudelijk iets over het opleveren van producten. Agile daarentegen richt zich nadrukkelijk op de ontwikkeling en oplevering van producten, maar weinig of niet op de aansturing of leiding van een project. In plaats van de methodes naast elkaar in te zetten, propageert PRINCE2 Agile een echte mix (denk aan een smoothie of variant op Olvarit babyvoeding). Degenen die sturing en management van een project in een agile context verzorgen, moeten zich agile disciplines en gedrag eigen maken. En de mensen die op agile wijze producten willen leveren, moeten de PRINCE2 ethos omarmen. Mensen in staat stellen het beste uit zichzelf te halen houdt dan ook een project als geheel op koers en levensvatbaar.

5. Applying agile techniques means you’re agile

Het bevestigen van vleugels aan je armen en flink wapperen terwijl je van het dak springt, maakt je nog geen vogel. PRINCE2 Agile ziet agile als hecht gezin van agile gedragingen, concepten, raamwerken en technieken.

• gedragingen: voorbeelden zijn samenwerken, zelforganisatie, klantgerichtheid, ‘empowerment’ en vertrouwen in plaats van beschuldiging. Soms worden deze gedragingen principes, waarden of ‘mind sets’ genoemd.
• concepten: voorbeelden zijn het prioriteren wat geleverd wordt, iteratief en incrementeel werken, het beperken van onderhanden werk, kaizen, transparantie, inspecteren en aanpassen. Soms worden deze concepten fundamenten of pilaren genoemd.
• raamwerken: voorbeelden zijn eXtreme Programming (XP), Scrum, Kanban, Lean, Scaled Agile Framework (SAFe) en DevOps.
• technieken: voorbeelden zijn ‘burn chart’, daily stand-up (dagstart, ochtendgebed, dagopening, scrum meeting), timeboxing, user stories, workshops en retrospective. Deze technieken worden ook wel toepassingen of middelen genoemd.

Dát geeft je project vleugels en maakt je wendbaar! En ja, ik ben geslaagd voor mijn PRINCE2 Agile examen.

Benieuwd naar onze PRINCE2 trainingen?

Of heb je vragen over dit vakgebied of één van onze trainingen? Neem gerust contact met ons op. We helpen je graag!